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活動策劃的基本流程,以及如何應對發生的突發狀況?

作者:上海活動策劃公司 來源:www.noverty.com 發布時間:2018-10-17 08:50:40

   活動策劃內容的好壞會直接影響到活動的整體質量.那麽,您知道活動策劃按流程都包括哪些嗎?需要關注哪些細節?如果不知道的話就由上海活動策劃的小編為您講解一下吧!

 
  活動策劃基本流程
 
  一、製定活動實施的計劃.其具體計劃應該包括:活動任務推進表、前期廣告宣傳活動.從而依據市場部組織開業慶典活動策劃.
 
  二、確定活動,這個過程就是指計劃的具體實施情況.
 
  三、與各大媒體進行談判工作,這其中主要包括一些軟硬新聞,商品的廣告.有償的新聞,以及廣大媒體的支持與加入.
 
  四、組織采購部與供應商之間進行協調和談判.談判的一般內容大多數為:手機廠家、省包、以及與公司業務緊密聯係的單位或者是個人.
 
  五、最後則也需要由市場組織通訊主管總經理和銷售部對真個策劃方案的金錢進行預算統計,對設計方案進行評審.
 
 
  活動策劃需要關注的細節
 
  一、進行活動策劃的時候,如果需要邀請國外人士前來參加活動的話,必須提前半年時間發出邀請,並且向他們寄送相關項目的說明材料,盡快確定他們是否同意參加活動.
 
  二、如果舉辦大型活動的話,參加活動的人員會非常多,就需要設立簽到席,並且需要派遣專人負責,這些都需要詳細寫進活動策劃當中.
 
  三、如果是由多個機構共同舉辦的活動,在進行策劃的時候,就需要明確各自的分工,這樣能夠避免出現多頭指揮的情況.任何時候,活動策劃都需要保證有總的負責人.
 
  四、一般情況下,製定活動策劃方案的時候,需要特別注明,讓布置活動會場的工作人員提前兩個小時進行布置,如果活動會場布置有些複雜,那麽時間還需要延長.這些細節在進行策劃的時候都需要考慮到.
 
  五、對於參加活動的領導和嘉賓,在活動之前也需要安排好,可以專門準備一間會議室,讓他們先去會議室休息,活動正式開始的時候讓引導人員請入會場.製定活動策劃的時候需要寫明負責此項工作的人員是誰.
 
 
  活動策劃公司需要考慮的因素
 
  1、策劃案子的實際可執行力,如果一個策劃案它的創意非常的好,可是執行起來相當的困難那麽是毫無意義的.
 
  2、客戶對策劃方案的價格可接受範圍,如果一家公司想找的活動策劃公司做一場策劃,隻是簡單宣傳一下,你的策劃案坐下來需要成百萬上千那麽也是不合理的.
 
  3、做好前期與客戶溝通工作,主動與客戶溝通交流,切不可覺得麻煩就隨便應付.也切不可覺得客戶麻煩.我們活動策劃公司幾乎沒什麽售後可言.有,也隻是詢問策劃執行是否給公司帶來了幫助?所以一定要做好售前的工作.
 
  4、策劃案要求新穎獨特,要多做幾個方案.首先你的方案要新穎有創新點.創新的方案不僅可以帶來客戶的認可,同時也可以讓客戶得到更大的回報,所以創新案的新穎程度決定了公司的未來發展.我們知道任何方案都有可能受到一些無法預料到的執行困難,有很多不確定因素,不可抗力.如天氣,時間,人員等.所以方案要多些,要綜合排除這些因素選著最合適的,或者到時A計劃不行,就改成planB
 
  5、策劃的執行力,一個好的策劃案執行力就變得相當重要了,隻有好的執行者執行的好才能夠為次策劃案如虎添翼,達到客戶意向以上的完美效果.
 
 
  如何應對活動突發狀況
 
  1、設備故障或電力中斷
 
  在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況,特別是一些中小型的活動,由於設備不夠專業而出現現場設備故障,特別是音響係統出現故障率最高.各品牌的音響係統由於價格懸殊巨大其質量也不一樣,一套小型的用於會議的次品牌的音響係統可能成本價就幾萬元,其質量自然沒有保證,這樣在活動上演階段便可能出現嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能.而一套大型的專業級的音響係統的投入少則好幾百萬,大則上千萬的都有,這樣的專業設備隻要有專業人士在現場負責使用通常保險係數極高.隻有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況,通常作為有經驗的專業公司都會采取預案,通常都有現場的備份設備,以確保萬無一失.
 
  電力中斷音響活動上演的事件也常有發生,通常影響電力中斷的原因主要有
 
  (1)、負荷過高,導致供電係統不堪重負而中斷.
 
  (2)、氣候突然變化,如下雨、刮風等導致電線斷裂或短路而電力中斷.3、由於現場電力線路架設不規範,或由於觀眾現場踩踏等原因導致線路受損的電力中斷.解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準備供電車,並同晚會的設備係統相連,一旦出現電力中斷可以及時啟動供電車的供電係統.
 
  2、因嘉賓及演員臨時缺席導致的節目流程更改
 
  大型節慶的嘉賓和演員通常是不到最後一刻很難最終確定,出席嘉賓的更改可能衍生出一係列的節目流程問題.我曾聽朋友說過一個這樣的案例,某個活動曾經就出現過這要的問題,原定出席活動並宣布活動開幕的省領導因為臨時改變行程而於活動上演前取消了出席本次活動,但由於主辦方和活動執行方及主持人在銜接上出了溝通上的問題,活動上演的時候主持人還是照本宣科的說"有請xxx領導宣布開幕",最終上演了極其尷尬的一幕.
 
  同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節目現場,這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整,因為大型晚會的音樂燈光都是實現通過電腦預設了程序的.
 
  3、氣候突變
 
  大型活動的舉辦最怕現場突然刮風下雨,氣候變化引起的突發事件小則可能使現場出現混亂,大則可能出現安全事故,比如因下雨導致的現場線路漏電,因刮風導致舞台及燈光架坍塌等重大事故.這就需要在活動前有足夠的準備.對於任何一場活動,專業的活動運營公司都會都防範風雨天氣的措施,比如對燈光、音響、電視錄製設備等進行防雨處理,對燈光架進行加固.同時需要仔細查看曆史天文資料及仔細留意近期天氣預報.
 
  4、安全問題
 
  遇到安全問題通常需要由公安部門來主導,但活動組織單位及現場主持人應積極配合現場公安的疏導工作.例如在2015年,蔡依林在南寧演唱會的舞台坍塌事件,造成的多人傷亡,這個就是安全沒做到位而導致的.
 
  5、其他突發事件類型
 
  可見一個突發事件的出現不僅將考驗團隊的應變能力,更將考驗團隊的協作能力和堅持不懈的精神,任何突發事件都是有辦法化解的,靠什麽化解?一個是靠應變,第二個就是靠團隊的一種合作和執著的精神,正所謂事在人為,任何突發事件我們都要去麵對而不是回避,這也是我們在活動中要堅持的、在執行過程中要尊崇的一種理念.
 
  在很多活動中,由於活動策劃公司或者自身策劃人員的疏忽,經常會造成一些意外的事件發生.當然,也有很多是不可避免的外在因素.假如活動正在進行中對於突發的狀況沒有對應的解決方案,不但會對活動造成不良影響,也會使人們對於公司的印象大打折扣.因此提前準給好應對措施是非常必要的.