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企業年會策劃方案流程以及所涉及的費用有哪些

作者:上海活動策劃公司 來源:www.noverty.com 發布時間:2019-05-09 14:13:58

   企業的年會慶典,是企業一年一度不可缺少的“家庭盛會”,主要目的是激揚士氣,營造組織氣氛、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同,並製定目標,為新一年度的工作奏響序曲。但是企業年會到底如何進行策劃以及所涉及的費用有哪些?

 
 

一、年會策劃現場的活動執行流程

  1、預定年會場地
  年會策劃的地點例如預定酒店、聚餐地點、團建地點和年會內容等
  2、將確定好的年會時間地點通知公司全體人員
  預定好年年會策劃會場地之後,接下來就是把地點時間公布給公司全體人員,確定員工出行名單,盡早完成來回車程的訂票,或者找好一些服務商包車也是可以的.
  3、員工的出行名單,確定酒店入住名單
  如果再入住時間內,部門小組有會議的,要提前上報安排會議地點;在員工簽到之前,房卡要提前分好,主要為了避免因為簽到人數多,導致房卡及簽到台會搞得很亂;深圳年會策劃如果簽到台有禮物發發放,可以在簽到表中標注好,這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生.年會的物料要集中放在一起,避免年會工作人員到處找東西找不到.
  4、年會負責人員要進行禮品采購
  采購也是一件繁瑣的事情,既然是年會就少不了獎勵,在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見,找一些實用並且有紀念價值意義的禮品.
  5、找好與年會相關主題的素材
  先把年會的主題確定好,設計的風格要統一,確定要好深圳年會策劃主題需要的相關素材及物料,尺寸和擺放位置也要提前也要確定好.既然是年會,LED屏幕是少不了的,深圳年會策劃需要提前測試一下LED屏效果,LED屏幕的質量不一樣,效果不一樣哦
 
 

二、公司年會活動策劃費用

  1、年會會場茶歇
  此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算.通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種;西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主
  2、年會策劃聯誼酒會/舞會
  事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜,宴會隻要設定好餐標與規模,預算很容易計算.但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認.
  3、年會視聽設備
  3.1、除非在室外進行,否則視聽設備的費用通常可以忽略.如果為了公共關係效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較複雜,包括:設備本身的租賃費用,通常按天計算
  3.2、設備的運輸、安裝調試及控製技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
  3.3、音源;主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
  4、年會演員及節目
  通常可以選定節目後按場次計算;預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關.在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關;專場或包場除外.
  5、年會雜費
  雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等.深圳年會策劃雜費的預算很難計劃,通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理.